Verwaltungsbeirat – Welche Aufgaben hat er?

Der Verwaltungsbeirat ist neben der Eigentümerversammlung und dem Verwalter die dritte Kraft in einer Wohnanlage. Dabei ist in § 29 WEG ausdrücklich geregelt, dass die Eigentümer einen Verwaltungsbeirat wählen können … und nicht müssen. Ob ein Verwaltungsbeirat eingesetzt wird, obliegt danach der freien Entscheidung der Wohnungseigentümer. Einen gesetzlichen Zwang zur Wahl eines Verwaltungsbeirates gibt es nicht.

Gerade in größeren Wohnanlagen macht es aber durchaus Sinn, einen Verwaltungsbeirat zu wählen. Als Scharnier zwischen der Verwaltung auf der einen Seite und den Eigentümern auf der anderen Seite kann ein engagierter Beirat viel zu einem vernünftigen Verhältnis innerhalb einer Eigentümergemeinschaft beitragen.

Wie wird der Beirat eingesetzt?

Nach § 29 Abs. 1 WEG bestimmen die Eigentümer über die Einsetzung eines Verwaltungsbeirates durch Mehrheitsbeschluss. Die Personen, die in dem Verwaltungsbeirat sitzen, kommen aus der Mitte der Eigentümer. Aus dem Kreis der Eigentümer sind nämlich ein Vorsitzender und zwei Besitzer zu wählen.

Es macht Sinn, in den Verwaltungsbeirat Eigentümer zu wählen, die über eine entsprechende Qualifikation für die Aufgabe verfügen. Ingenieure, Juristen und Betriebswirte sind immer wieder gern gesehene Kandidaten. Weiter ist es empfehlenswert, solche Kandidaten in den Beirat zu entsenden, die selber in der Wohnanlage zu Hause sind und die Verhältnisse vor Ort daher kennen.

Über die Frage, wie lange ein Verwaltungsbeirat als eingesetzt gilt, schweigt sich das Gesetz aus. In aller Regel wird daher in dem Bestellungsbeschluss festgelegt, für welchen Zeitraum der Beirat sein Amt ausführen soll.

Die Frage, ob auch ein Nichtmitglied der Eigentümergemeinschaft in den Verwaltungsbeirat gewählt werden kann, ist zwar umstritten, ist aber am Ende wohl zu verneinen. Ein entsprechender Beschluss dürfte anfechtbar sein.

Der Verwalter selber kann unter keinen Umständen in den Verwaltungsbeirat gewählt werden.

Welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat?

Nach § 29 Abs. 2 WEG unterstützt der Beirat den Verwalter. Insbesondere bei den nach den §§ 27 und 28 WEG dem Verwalter übertragenen Aufgaben kann der Beirat unterstützend tätig werden. Hier werden vor allem die Durchsetzung der Hausordnung in Frage kommen oder auch das Mitwirken an Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung.

Eine wichtige Aufgabenzuweisung für den Beirat enthält § 24 Abs. 3 WEG. Danach ist eine Eigentümerversammlung vom Beiratsvorsitzenden oder auch seinem Vertreter einzuberufen, wenn es entweder gar keinen Verwalter gibt oder sich der Verwalter pflichtwidrig weigert, eine Versammlung einzuberufen.

Auf einer solchen Versammlung von den Eigentümern gefasste Beschlüsse sind von einem Verwaltungsbeiratmitglied zu unterzeichen, § 24 Abs. 6 WEG.

Nach § 29 Abs. 3 WEG sollen der vom Verwalter zu erstellende Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung durch die Eigentümer vom Verwaltungsbeirat geprüft und für die Eigentümer mit einer – mündlichen oder auch schriftlichen – Stellungnahme versehen werden. Zu diesem Zweck kann der Verwaltungsbeirat vom Verwalter Einsicht in die zugrunde liegenden Abrechnungsunterlagen verlangen.

Im Sinne einer effektiven Kostenkontrolle ist es empfehlenswert, den genauen Prüfumfang für den Verwaltungsbeirat zu spezifizieren, um sowohl auf Seiten des Beirates aber auch auf Seiten der Verwaltung überflüssige Arbeit und damit verbundenen Zeitverzug zu vermeiden.

Honorierung der Verwaltungsbeiräte?

Ob und in welchem Umfang die Mitglieder des Verwaltungsbeirates für ihre Tätigkeit und den damit verbundenen Zeitaufwand eine Gegenleistung erhalten, obliegt der Entscheidung der Wohnungseigentümer. Ohne einen entsprechenden Beschluss der Eigentümer hat der Beirat weder einen Anspruch auf Erstattung seiner Kosten noch auf eine sonstige Vergütung. Eine gesetzliche Vergütungsregelung gibt es nicht.

Üblich ist es, den Mitgliedern des Beirates zumindest die im Rahmen ihrer Tätigkeit anfallenden Auslagen für z.B. Porto, Telefon, Kopierkosten oder auch Fachliteratur zu erstatten. Entsprechend angefallene Kosten sind gegenüber dem Verwalter nachzuweisen und auf Kosten der Gemeinschaft zu erstatten.

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